Fragen und Antworten zur Ausschreibung

1. „Wie alt bzw. In welcher Klassenstufe sind die Schüler*innen?“

Die Schüler*innen sind in der Jahrgangsstufe 9 und 10.

2. „Findet die Mitarbeit / Einbindung der Schüler*innen in die Filmproduktion im Rahmen des Schulunterrichts statt?“

Der Filmdreh findet während der Schulzeit statt, teilweise im Schulgebäude.

3. „Sind die Schüler und schulischen Mitarbeiter*innen während der Filmproduktion über die Schule versichert (Unfall/Haftpflicht?“

Da es sich um Unterricht handelt sind die mitwirkenden Schüler*innen über die Schule versichert sind. Andere Laienschauspieler nicht.

4. „Werden zusätzlich zu den Schüler*innen professionelle Schauspieler benötigt, bzw. müssen Gagen für Schauspieler*innen kalkuliert werden?“

Es werden maximal 2 professionelle Schauspieler benötigt.

5. „Lt. Ausschreibung soll der Preis für die nachgefragte Leistung als Netto-Pauschalpreis angegeben werden. Bedeutet dies, dass keine Kostenkalkulation erwartet wird? (Die Zuschlagskriterien 7.1.1. legen nahe, dass keine spezifische Kalkulation ausgewiesen werden muss)“

Wir gehen davon aus, dass es, um ein Preisangebot abgeben zu können, notwendig ist, vorher eine Kostenkalkulation aufzustellen. wir behalten uns vor, eine ausführliche Kostenkalkulation nachzufordern, wenn das Angebot erheblich vom Durchschnitt der eingereichten Angebote abweicht.

6. „Ist das vorhandene Budget von 24.000 € netto zuzügl. MWSt. zu verstehen?“

ja

7. „Was ist für die Produktion des ausgeschriebenen Kurzfilms unter „methodischer Herangehensweise“ zu verstehen?“ Update 14.8.

Wir meinen damit die Art und Weise und den Weg, wie die Produktion umgesetzt werden soll. Welche Schritte würden Sie auf dem Weg zum fertigen Film gehen? Wie sehen Ihre Planungen aus? ? Folgen Sie bestimmten medienpädagogische Konzepten? Wie schlagen Sie vor, Film und Spiel zu verbinden?

8. Weitere Fragen

„Ihre Ausschreibung gibt uns einige Fragen auf. Normalerweise produzieren wir Filme in voller Verantwortung, also nach Werkvertrag. Sie deklarieren Ihre Ausschreibung als Dienstleistung. Somit trägt der Auftraggeber die Verantwortung für das Gelingen. Vergleichbar mit einem Rechtsanwalts-Vertrag. Der garantiert auch nicht den Erfolg vor Gericht.
Das Buch liegt vor, aber wer macht die Regie? Und wer verantwortet dann letztendlich
die gesamte Organisation der Herstellung
die inhaltliche Ausgestaltung des Filmwerkes
die technische Umsetzung der Produktion
Finanzierung, Kalkulation, den Erwerb aller notwendigen Rechte“

Antwort

Wir haben diese Aufgabe als Dienstleistung ausgeschrieben, hätten dies aber auch als Lieferung ausschreiben können. Wir erwarten vom Auftragnehmer, dass er uns den Dienst erweist, einen Film zu produzieren und wir letztendlich ein Produkt (Lieferung) in Händen haben. Der abzuschließende Vertrag ist kein Dienstvertrag., sondern ein Werkvertrag.
Wie aus den Vergabeunterlagen hervorgeht, ist aus besonderen Gründen der Regisseur (Los1) gesetzt. Er hat mit den Schülern das Drehbuch entwickelt. Aus diesem Grund wird er die künstlerische Leitung haben.
Sinn und Zweck dieser Ausschreibung ist es, eine Firma zu finden, die seine und die Ideen der Schüler technisch, finanziell und organisatorisch umsetzen kann.

9.  „Synergie von Film und Spiel:“

„a. Wie erfolgt letztlich das Zusammenspiel von Film und „spielbasierter Museumsführung auf dem Smartphone“? „

In den Vergabeunterlagen finden Sie eine Tabelle, in der wir versucht haben, das zu skizzieren. Wenn eine Schulklasse ins Museum kommt, stellen wir uns das so vor: Alle schauen gemeinsam auf einer Leinwand die Eingangssequenz. Dann teilen sich die Schüler*innen in Gruppen auf und „spielen“ sich durch das Museum. Filmsequenzen auf dem Smartphone leiten sie dabei von Station zu Station und geben Hintergrundinformationen. Das Finale sollen dann wieder alle gemeinsam auf der Leinwand schauen.

b. „Unterbrechen die Spielsequenzen den Film?“ 

Ja, siehe a).

c. „Beinhaltet die „Eignung des Films als Rahmenhandlung“ eine spezielle Schnitt- oder Blenden-Idee um die Spielsequenzen einzubetten?     Und soll eine solche, wenn gewünscht, im Konzept skizziert werden?“

Wir hatten bei diesem Satz vor allem die Art und Weise im Kopf, wie der Film am Ende geschnitten werden muss, damit er auch „in Stücken“ und als Überleitung zwischen den Wissensspielen funktioniert. Wie das konkret aussehen kann, ist Ihnen überlassen und darf gerne im Konzept skizziert werden.

10. „Umfang Dreharbeiten“

a. „Wie viele Szenen ergeben sich am Ende für die Dreharbeiten? Hintergrund der Frage: In der Tabelle zum Spiel (Ordner 5_Projektdetails: Dokument „zusammenfassung_stand_spielplanung“) werden Filmszenen erwähnt, die nicht in der Zusammenfassung des Plots (Ordner 5_Projektdetails: zusammenfassung_plot.pdf) auftauchen. Wäre es möglich, das gesamte Drehbuch einzusehen, um eine genauere Kalkulation abgeben zu können?“ Update siehe 18.

Leider ist es aktuell nicht möglich, das gesamte Drehbuch zur Verfügung zu stellen, da noch einige Szenen fehlen, die in den nächsten Wochen mit den Schüler*innen ausgearbeitet werden müssen. Eine Auflistung der Rollen finden Sie weiter unten.

11. Leistungsumfang Produktion

a. „Wird durch den Regisseur ein Storyboard erstellt? Wäre die Unterstützung beim Erstellen des Storyboard eine Aufgabe des Produktionsteams?“

Der Regisseur erstellt das Storyboard, natürlich in Absprache mit dem Kameramann/der Kamerafrau.

b. „Wie viele verschiedene Settings wird der Film haben? Wie viele davon befinden sich unter freiem Himmel (Outdoor)? Sind alle Locations bereits festgelegt? Wäre die Location-Suche eine Aufgabe des Produktionsteams?“ 

Der Film wird 4-5 Settings haben, u.a. Schule, Töpferwerkstatt und Tongrube. Die Tongrube und evtl. Szenen im Dorf sind Outdoor, wobei letztere u.U. auch anders gelöst werden könnten. Die Drehorte sind festgelegt und befinden sich alle in und um Moringen und Fredelsloh.

c. „Werden außer den Schüler*innen und Museumsmitarbeiter*innen noch weitere Schauspieler*innen am Dreh beteiligt sein? Wäre das Casting/Unterstützung des Castings eine Aufgabe des Produktionsteams?“

Wir würden gerne den Töpfer mit einem Profi besetzen, weil er für die Informationsvermittlung zuständig ist. Alle anderen Rollen möchten wir so weit es geht mit Laien und Schüler*innen besetzen. Das Schülercasting wird der Regisseur selbst durchführen. Das Produktionsteam kann das Casting der Laien und Schauspieler unterstützen, es ist aber nicht notwendig.

13. „Um welche Rollen handelt es sich bei den maximal 2 professionellen Schauspielern? Wie viele Drehtage haben diese Rollen?“

Siehe Frage 11c). Der Töpfer/Jonathans Onkel hat voraussichtlich 4 Drehtage.

14. „Wie viele Laiendarsteller, die nicht Schüler*innen sind, werden für welche Rollen benötigt?“

Rollen:

Jonathans Onkel/Töpfer – Profi
Jonathan – Schüler
Annemarie – Schülerin
Daniel  — Schüler
„Dorf-Oma“ – Laiin
Jonathans Mutter – Laiin
Amerikanischer Keramiksammler – Laie
Herr Albrecht – Laie
Statisten: Schüler*innen, Dorfbevölkerung, etc.

15. „Ein verbindliches Angebot ist nur anhand des kompletten Drehbuchs machbar. […] Ist das Drehbuch in absehbarer Zeit fertig?“ Update siehe 18.

Wir verstehen, dass das ein Problem ist, können aber nicht genau sagen, ob das Drehbuch noch innerhalb der Frist fertig sein wird – das hängt ja auch von den Schüler*innen ab. Wenn es Updates zum Drehbuch gibt, erfahren Sie das schnellstmöglich auf dieser Seite.

16. „Unter Punkt 11 der Antworten wird ein Storyboard avisiert. Wenn ein Drehbuch existiert, ist ein Storyboard überflüssig. Wahrscheinlich ist der Drehplan gemeint?“

Die Frage des Bieters bezog sich nun einmal auf ein Storyboard. Ob der Regisseur mit einem solchen und/oder mit einem Drehplan arbeitet, ist ihm überlassen. In jedem Fall ist er für die Erstellung zuständig, muss aber Gelegenheit haben, die Details mit dem Team abzustimmen.

17. „Personal, Angaben Ausbildung, Lebensläufe, Referenzen-Listen Aus unserer Sicht würde das erheblich mit der DSGVO kollidieren, wenn wir die persönlichen Daten der Crew in einer Ausschreibung auflisten würden. Das kann für die Produktionsfirma und auch für den Auftraggeber unangenehm werden. Wären Sie bereit, darauf zu verzichten?“

Wir verlangen nicht unbedingt die Details jedes einzelnen Crewmitglieds. Referenzen Ihres Unternehmens und Lebensläufe der zuständigen Projektleitung vor Ort bzw. den leitenden Crewmitglieder mit den wichtigsten Stationen, insbesondere mit Schwerpunkt auf medienpädagogische Erfahrung allerdings schon. Diese dürfen Sie uns selbstverständlich nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betreffenden Personen weiterleiten. Wir, auf der anderen Seite, werden Ihre Daten sorgsam behandeln, auf keinen Fall an Dritte weitergeben und nach Ablauf des Vergabeverfahrens bzw, im Falle, dass Sie den Zuschlag erhalten, nach Beendigung des Werkvertrags, vernichten. In der abschließenden Bekanntmachung tauchen nicht Ihre Details, sondern nur unsere Zusammenfassungen bzw. Auswertungen auf, Ihre Unterlagen werden also auch nicht veröffentlicht. Insofern sehen wir kein Problem mit der DSGVO.

18. „Allerdings lässt sich ein Film wirklich nur seriös kalkulieren, wenn das gesamte Drehbuch vorliegt – würden Sie uns das zukommen lassen.“

Wie schon unter 10. und 15. beschrieben, liegt uns das Drehbuch noch nicht vollständig vor. Wir hoffen, morgen (20.8.) eine erweiterte Version hochladen zu können.

19. „Die Besetzung der Rollen soll mit Schauspielern erfolgen, ist das richtig? Oder sollen die Rollen von den Mitarbeitern und den Schulkindern gespielt werden?“

Jonathans Onkel, die Rolle, die die Hauptlast der Vermittlungsarbeit trägt, möchten wir nach Möglichkeit mit einem Profi besetzen. Alle anderen Rollen sollen mit Laien und Schüler*innen besetzt werden, insofern nicht im Einzelfall gewichtige Gründe dagegen sprechen. Näheres zu den Rollen finden Sie auch unter Nr. 14.

20. Bleibt es bei 5 Drehtagen?

Ja, so weit wir das voraussagen können.

21. Sollen alle Schauspielerrollen mit Schülern besetzt werden oder müssten Schauspieler ins Angebot mit einkalkuliert werden (z.B. für die Erwachsenenrollen)?

Siehe Frage 18.

22. Was konkret wird beim Konzept erwartet, da das Drehbuch bereits besteht. Geht es hier um den Ansatz Schüler in das Drehteam zu integrieren oder visuelle Konzepte?

Siehe Frage 7 und Frage 9c.

23. Wird von jedem am Filmset beteiligten Personal ein Lebenslauf benötigt oder reicht der der Projektverantwortlichen?

Siehe Frage 17.

24. Wie stark sollen die Jugendlichen als Filmset-Personal integriert werden? Geht es hier um Nebenpositionen wie z.B. ein Ton-Angler oder sollen teilweise auch Hauptpositionen wie Kamera übernommen werden?

Wichtig ist uns, dass die Schüler*innen die Gelegenheit bekommen, ihren Interessen gemäß eingebunden zu werden – bis zu welchem Grad das möglich und sinnvoll ist, liegt in Ihrem Ermessen.

25. Sind eventuell notwendige Kostüme schon vorhanden? Falls nicht, würde die Kostümorganisation in unsere Verantwortung fallen?

Im Dorf gibt es eine Theatergruppe, die einen kleinen Fundus hat. Ob der ausreicht, um alle Kostüme abzudecken, können wir allerdings nicht sagen. Planen Sie am besten 2-3 schlichte Kostüme für Erwachsene ein (z.B. Latzhose für den Töpfer/Anzug und Zylinder für Lincoln)

26. Sind die Jugendlichen z.B. über die Schule Unfallversichert?

Die Schüler*innen sind grundsätzlich über die Schule unfallversichert.

27. Gilt das Projekt als schulisches Projekt oder müssen Jugendschutzanträge für Kinderarbeit gestellt werden?

Es gilt zwar als schulisches Projekt, wir empfehlen aber trotzdem, zur Sicherheit Jugendschutzanträge zu stellen.

28. Werden auch andere Formen des Materials benötigt als der 15 bis 20 Kurzfilm (z.B. kurze Filmsnippets für das Browser Game)? 

Ja, der Film muss auch dann funktionieren, wenn die Szenen sich mit Gaming-Sequenzen abwechseln. Siehe auch Frage 9.