Hinweise zum Versand von Dateien per E-Mail oder auf CD/DVD:

Um die Größe und die Sicherheitsrisiken von Dateien in einem vertretbaren Umfang zu halten sowie eine Kompatibilität über verschiedene Systemumgebungen hinweg zu gewährleisten - was auch anderswo aus Gründen der „Netikette“ geboten ist! - sind folgende Maßnahmen zu empfehlen:

1. E-Mails nur als reinen Text versenden, nicht im html-Format (das ansonsten Formatierungen wie fett und farbig oder eingefügte Bilder erlaubt).
2. Bei E-Mails reine Textdokumente von geringerem Umfang nicht als Datei anhängen, sondern über die Zwischenablage in den Textkörper einfügen.
3. Empfehlenswert betr. Sicherheit und Dateigröße sind die Dateiformate
   • .RTF („Rich Text Format“, für formatierten Text; in MS-Word beim Dialog „Speichern unter...“ als Dateiformat auswählen)
   • .PDF (lesbar mit Adobe Reader)
   • .JPG für Grafiken (mit möglichst starker Komprimierungsstufe)
4. Microsoft-Office-Dateien (.DOC, .XLS, .PPT) sind wegen der Sicherheits- und Kompatibilitätsprobleme zu meiden. Wenn deren Umwandlung in eines der oben genannten Formate nicht möglich, zu aufwändig oder mit Informationsverlust verbunden ist, sollte zumindest darauf geachtet werden, dass in einer möglichst alten Version des Dateiformats abgespeichert wird (z. B. Excel 3.0 oder 4.0).
5. Beim Versand per E-Mail sollten die Anhänge einen Gesamtumfang von 5 MB nicht überschreiten. Dateien ggf. komprimieren (das ZIP-Verfahren ist am gängigsten).
6. Für umfangreichere Multimedia-Inhalte sollten ebenfalls offene Standards verwendet werden:
   • .JPG, .GIF, .PDF oder .TIF für Bilddateien
   • .MP3 für Audio
   • .MPG oder .AVI für kleinere Filmdateien
   • Video-DVD für umfangreicheres Filmmaterial

Landschaftsverband / Olaf Martin - 19.01.2010